Jedes Büro kennt diese Tabelle — die vom Steuerberater, der Compliance-Abteilung oder dem Wirtschaftsprüfer — mit hunderten Dateinamen, die umbenannt, verschoben oder archiviert werden müssen. Das von Hand zu erledigen ist mühsam und fehleranfällig. Es per Skript zu lösen sollte kein Informatikstudium erfordern.

Wir haben extract-filenames.ps1 entwickelt, ein kostenloses Open-Source-PowerShell-Skript, das eine beliebige Spalte aus einer Excel-Datei liest und jeden Wert in einen fertigen Konsolenbefehl umwandelt. Keine Excel-Installation nötig — es läuft komplett auf PowerShell 7 und dem leichtgewichtigen ImportExcel-Modul, das beim ersten Start automatisch installiert wird.

Das Problem

Stellen Sie sich vor, Ihr Steuerberater schickt eine Tabelle mit 500 Zeilen. Spalte B enthält die Originaldateinamen, Spalte D die neuen Bezeichnungen, die bis zum nächsten Prüfungstermin vergeben sein müssen.

Oder Ihre Compliance-Abteilung pflegt eine Masterliste von Verträgen, die in eine bestimmte Ordnerstruktur kopiert werden müssen. In beiden Fällen ist das Muster dasselbe: Die Daten stecken in Excel, aber die Arbeit findet im Dateisystem statt.

So funktioniert es

Das Skript hat drei Modi:

Erkunden — herausfinden, was in der Tabelle steckt, bevor man handelt:

# Alle Tabs (Arbeitsblätter) auflisten
./extract-filenames.ps1 vertraege.xlsx -ListTabs

# Spaltenüberschriften in einem bestimmten Tab anzeigen
./extract-filenames.ps1 vertraege.xlsx "Audit 2026" -ListColumns

Extrahieren — Werte aus jeder beliebigen Spalte holen, per Name, Buchstabe oder Index:

# Nach Spaltenname
./extract-filenames.ps1 vertraege.xlsx "Audit 2026" Dateiname

# Nach Excel-Spaltenbuchstabe
./extract-filenames.ps1 vertraege.xlsx "Audit 2026" B

# Nach numerischem Index
./extract-filenames.ps1 vertraege.xlsx 1 3

Einbetten — jeden Wert in eine Dateioperation umwandeln mit dem -Wrap-Flag, wobei {} durch den extrahierten Wert ersetzt wird:

# Umbenennungsbefehle generieren
./extract-filenames.ps1 daten.xlsx Sheet1 B -Wrap 'Rename-Item "{}" "AUDIT-{}"'

# Dateien in ein Archiv kopieren
./extract-filenames.ps1 daten.xlsx Sheet1 B -Wrap 'Copy-Item "{}" "D:\archive\"'

# Dateien in einen Compliance-Ordner verschieben
./extract-filenames.ps1 daten.xlsx Sheet1 B -Wrap 'Move-Item "{}" "C:\Compliance\2026\"'

Die Ausgabe ist reiner Text — ein Befehl pro Zeile. Sie können ihn erst prüfen und dann an Invoke-Expression weiterleiten:

# Erst prüfen (sicher)
./extract-filenames.ps1 daten.xlsx Sheet1 B -Wrap 'Copy-Item "{}" "D:\archive\"'

# Dann ausführen
./extract-filenames.ps1 daten.xlsx Sheet1 B -Wrap 'Copy-Item "{}" "D:\archive\"' | Invoke-Expression

Da die Ausgabe pipe-freundlich ist, können Sie auch filtern, zählen oder umleiten:

# Nur PDFs
./extract-filenames.ps1 daten.xlsx Sheet1 C | Where-Object { $_ -like '*.pdf' }

# Liste in eine Textdatei speichern
./extract-filenames.ps1 daten.xlsx Sheet1 C > dateinamen.txt

Warum wir es entwickelt haben — Die SortX-Verbindung

Bei Synaplan entwickeln wir SortX, ein KI-gestütztes Plugin zur Dokumentenklassifizierung, das Dateien automatisch in Kategorien wie Vertrag, Rechnung, Brief oder Recherche sortiert — mit einer dreistufigen Pipeline: schneller Regex-Abgleich, KI-Textklassifizierung und Vision-basierter Fallback für gescannte Dokumente.

Nachdem SortX Hunderte von Dokumenten klassifiziert hat, müssen die Ergebnisse oft massenhaft umgesetzt werden — Dateien nach einer Namenskonvention umbenennen, in abteilungsspezifische Ordner kopieren oder für eine Steuerprüfung vorbereiten. Genau hier kommt extract-filenames.ps1 ins Spiel.

Ein typischer Workflow sieht so aus:

SortX klassifiziert Ihre Dokumente und exportiert die Ergebnisse in eine Excel-Datei
extract-filenames.ps1 liest die Klassifizierungsergebnisse und generiert die Dateibefehle
Sie prüfen und führen aus — mit voller Kontrolle über jeden Schritt

Diese Kombination gibt Ihnen KI-gestützte Intelligenz für das Was mit Ihren Dateien geschehen soll, und ein einfaches, nachvollziehbares Skript für das Wie.

Voraussetzungen

PowerShell 7+ — verfügbar für Windows, macOS und Linux (Installationsanleitung)
Keine Excel-Installation nötig — das Skript nutzt das Open-Source-Modul ImportExcel und installiert es beim ersten Start automatisch

Jetzt starten

Das Skript ist Open Source und auf GitHub verfügbar:

github.com/metadist/synaplan-tools/tree/master/XLSX-extractor-ps

Repo klonen, Skript starten und die nächste Tabelle in Sekunden in eine Batch-Operation verwandeln.

Synaplan ist eine Open-Source-KI-Plattform für Wissensmanagement. SortX ist unser Plugin zur Dokumentenklassifizierung, das Regex-Regeln, KI-Textanalyse und Vision-Modelle kombiniert, um Ihre Dateien automatisch zu sortieren. Mehr erfahren auf synaplan.com.